Gesetzliche Grundlagen
Die aktuellen gesetzlichen Grundlagen, insbesondere die der AO (Abgabenordnung), des Umsatzsteuergesetzes (UStG) sowie das neue deutsche Signaturgesetz (SignG), erleichtern es den Unternehmen, Geschäfte - einschließlich der Betriebsprüfung durch das Finanzamt - vollständig elektronisch abzuwickeln.Sie schaffen damit die Voraussetzungen für eine durchgängige digitale Dokumentenarchivierung ohne Medienbruch und für erhebliche Kosteneinsparungen in den Unternehmen. Wir haben hier einige wichtige Informationen zur Gesetzeslage für Sie zusammengestellt:

Ist die Digitale Archivierung rechtlich zugelassen ?
Ja. Unter Einhaltung der gesetzlichen Richtlinien aus dem HGB (§238 ff., §§257 ff.), der AO (§§ 140 und §§145 ff.) sowie der GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme), kann jedes Unternehmen steuerrelevante Dokumente revisionssicher digital archivieren. Erforderlich ist dazu eine Verfahrensanweisung, die das Verfahren der digitalen Archivierung unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorschriften lückenlos beschreibt. Gerade im Hinblick auf die 10-jährige Aufbewahrungsfrist nutzen bereits heute viele Unternehmen die Möglichkeiten der digitalen Archivierung, um von erheblichen Produktivitäts- und Kostenvorteilen zu profitieren. Der Einsatz eines elektronischen Archivierungssystems empfiehlt sich daher aus folgenden Gründen:

Einsparung von Lagerraum für Akten 
Blitzschneller Zugriff auf relevante Dokumente 
Vermeidung von Datenverlusten und Ablagefehlern 
Sichere Aufbewahrung von Dokumenten 
Standort-unabhängiger Zugriff auf Informationen

z.B. für Außendienstmitarbeiter, Filialen, Niederlassungen.

Welche gesetzlichen Anforderungen werden an das Archiv gestellt ?
Die Anforderungen an ein elektronisches Archiv werden vom VOI (Verband für Organisations- und Informationssysteme e.V.) zur sicheren Archivierung genannt:

  • Jedes Dokument muss unveränderbar archiviert werden.
  • Es darf kein Dokument auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen.
  • Jedes Dokument muss mit geeigneten Retrievaltechniken wieder auffindbar sein.
  • Es muss genau das Dokument wieder gefunden werden, das gesucht worden ist.
  • Kein Dokument darf während seiner vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden können.
  • Jedes Dokument muss in genau der gleichen Form, wie es erfasst wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können.
  • Jedes Dokument muss zeitnah wieder gefunden werden können.
  • Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, dass die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist.
  • Elektronische Archive sind so auszulegen, dass eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist.
  • Das System muss dem Anwender die Möglichkeit bieten, die gesetzlichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen. 

Was hat sich per 01.01.2002 geändert ?
 Das Bundesfinanzministerium hat Firmen dazu verpflichtet, ab 01.01.2002 alle originär digitalen Unterlagen nach § 146 Abs. 5 AO digital zu archivieren. Dabei muss das Datenverarbeitungssystem die Unveränderbarkeit des Datenbestandes gewährleisten. Gemeint sind Dokumente, die in einem Geschäftsvorfall ausschließlich elektronisch existieren (z.B. elektronische Rechnung nach dem UStG) und auch elektronisch zwischen den Geschäftpartnern übermittelt werden. 

Welche Original-Belege müssen für das Finanzamt aufbewahrt werden ?
In den Grundsätzen zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen vom 16. Juli 2001 weist das Ministerium darauf hin, dass die Daten der Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung und Lohnbuchhaltung für den Datenzugriff zur Verfügung zu halten sind. Diese Daten müssen dann je nach Aufbewahrungsfrist bis zu 10 Jahre für elektronische Auswertungen durch die Behörden bereitgestellt werden. Die Anforderungen bedeuten, dass die Soft- und Hardwaresysteme, mit denen die Daten der Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung und Lohnbuchhaltung erfasst worden sind, über 10 Jahre nach der letzten produktiven Nutzung funktionsfähig für die Prüfer installiert bleiben müssen. Hier empfiehlt sich die Auslagerung der Daten als digitale Dokumente in ein elektronisches Archiv. 

Kann der Zugriff bei einer Betriebsprüfung zulässig eingeschränkt werden ?
Ja. ELO bietet Ihnen die Möglichkeit, nur die für die Betriebsprüfung steuerrelevanten Daten und Unterlagen für den Prüfer sichtbar zu machen. So werden unternehmensinterne und personale Daten sicher geschützt. Auch die Auslagerung der Daten auf CD-ROM inkl. Recherche-Möglichkeiten sowie der Fernzugriff über das Internet sind möglich.

FAZIT
Bestimmte Unterlagen müssen ab dem 1.1.2002 digital archiviert werden. Die Archivierung muss auf unveränderbaren Datenträger erfolgen. Den Steuerbehörden muss der Zugriff und die Auswertbarkeit dieser Daten eingeräumt werden. Es macht wenig Sinn, jetzt lediglich eine Teillösung einzuführen und bei jeder kommenden Gesetzesänderung wieder neu in eine dann notwendige langwierige Planung und Anpassung einzusteigen. ELO ist die sichere Investition. ELO erfüllt alle Anforderungen an eine sichere und rechtskonforme digitale Archivierung! Mit ELO, der modernen Lösung für Archivierung, Content- und Dokumentenmanagement und Workflow-System haben Sie Ihre Zukunft sicher im Griff. (Einige Funktionen stehen nur in der ELOprofessional Version zur Verfügung)